Datenschutzhinweise Lumedora-Plattform

Diese Hinweise gelten für das Lumedora Portal (app.lumedora.de), die Field App Lumedora Audit (audit.lumedora.de), den Lumedora Einkauf (lumedora.shop), die Website lumedora.de und die Signatur-Plattform sign.lumedora.de. Für die Website ensolia.de und das Kontaktformular gelten die Datenschutzhinweise unter ensolia.de/datenschutz.

1. Verantwortliche und Rollen

Ensolia GmbH, Anton-Schlüter-Straße 1, 60437 Frankfurt am Main, vertreten durch den Geschäftsführer Michael Weigel, E-Mail info@ensolia.de.

Lumedora wird von Unternehmen („Kunden“) genutzt. Dabei gibt es zwei Rollen:

• Ensolia als Verantwortliche für Ihr Nutzerkonto, Anmelde- und Protokolldaten, die Vertragsbeziehung mit dem Kunden, Einkaufsvorgänge und Belege sowie für Anfragen über lumedora.de.
• Ensolia als Auftragsverarbeiter für Inhalte, die Kunden und ihre Dienstleister in Lumedora erfassen: Objekte, Aufnahmen, Fotos, Pläne, Dokumente, Kontakte vor Ort, Mieterangaben, Berichte. Verantwortlich dafür ist der jeweilige Kunde. Fragen und Anträge zu diesen Daten richten Sie bitte an den Kunden; Ensolia leitet Anfragen weiter.

2. Nutzerkonto und Anmeldung

Wir verarbeiten Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Mandant, freigegebene Objekte, Zugangszeiträume, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, die Zustimmung zu Nutzungsbedingungen und AGB (Fassung, Zeitpunkt) sowie Ihre Einstellungen. Zweck ist die Bereitstellung des Zugangs und die Rechteverwaltung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Kunden, dem Sie angehören) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Zugang). Die Anmeldung erfolgt mit Passwort oder per Anmeldelink per E-Mail. Ein Sitzungsschlüssel wird im Speicher Ihres Browsers abgelegt; das ist für die Anmeldung technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Das Konto besteht, solange Ihr Zugang besteht. Eine Löschung können Sie im Portal unter „Datenschutz“ beantragen; sie wird nach 30 Tagen ausgeführt. Ihre Daten können Sie dort auch exportieren. Nachweise über Zustimmungen bewahren wir bis zum Ablauf von drei Jahren nach Vertragsende auf.

3. Hosting und Betrieb

Lumedora läuft auf einem eigenen Server bei Hostinger International Ltd. in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union. Datenbank, Dateiablage, Anmeldung, Spracherkennung, PDF-Erzeugung, Fehlerprotokoll und Signatur-Plattform betreiben wir selbst auf diesem Server; es findet keine Übermittlung an die Hersteller dieser Software statt. Mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Der Webserver protokolliert IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser zum sicheren Betrieb und zur Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht. Technische Fehlermeldungen der Anwendungen werden ohne Namen und Inhalte, aber mit technischen Angaben (Browser, Seite, Fehlertext) in unserem eigenen Fehlerprotokoll gespeichert und nach 90 Tagen gelöscht.

Wir sichern die Daten täglich auf dem Server. Sicherungen werden nach 56 Tagen gelöscht.

4. Field App: Fotos, Sprache und Standort

• Fotos und Pläne werden im Auftrag des Kunden gespeichert. Bitte fotografieren Sie keine Personen.
• Sprachaufnahmen werden auf unserem eigenen Server in Text umgewandelt. Das Audio wird danach gelöscht und nicht dauerhaft gespeichert.
• Standort: Nur wenn Sie die Standortfunktion antippen, fragt die App den Standort Ihres Geräts ab und sendet die Koordinaten an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich), um eine Adresse vorzuschlagen. Dabei wird auch Ihre IP-Adresse übermittelt. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (einfache Adresserfassung vor Ort); die Nutzung ist freiwillig.
• Offline-Speicher: Ohne Verbindung speichert die App Aufnahmen und Fotos zunächst auf Ihrem Gerät und überträgt sie später.
• Benachrichtigungen: Wenn Sie Benachrichtigungen erlauben, nutzt die App den Push-Dienst Ihres Browsers (zum Beispiel Google, Apple oder Mozilla). Übermittelt wird eine technische Kennung und der Benachrichtigungstext. Sie können die Erlaubnis jederzeit in den Browsereinstellungen widerrufen.

5. Karten im Portal

Die Objektkarte im Portal lädt Kartenkacheln von Servern der OpenStreetMap Foundation. Dabei wird Ihre IP-Adresse an die OpenStreetMap Foundation übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einer Kartendarstellung der Objekte; Angemessenheitsbeschluss Vereinigtes Königreich).

6. KI-Funktionen

Für die Erkennung von Leuchten auf Fotos, die Zuordnung von Dokumenten, Vorschläge zu Etagen, Maßnahmen und Kalkulationen, den Förder-Check und Texte senden wir die jeweils erforderlichen Inhalte (Foto, Planausschnitt, Dokumenttext, Objektangaben) an den KI-Dienst von Anthropic (Anthropic, PBC, USA). Anthropic verarbeitet die Daten als Unterauftragsverarbeiter und nutzt sie nicht zum Training. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und, soweit der Anbieter zertifiziert ist, des EU-US Data Privacy Framework. Die Spracherkennung läuft auf unserem eigenen Server. Ergebnisse sind als KI-Vorschlag gekennzeichnet. Wir protokollieren je Aufruf Nutzer, Mandant, Funktion und Kosten, um das Kostenlimit des Kunden einzuhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO), und löschen diese Protokolle nach 24 Monaten.

7. E-Mail

Systemnachrichten (Einladungen, Anmeldelinks, Benachrichtigungen, Belege) versenden wir über Microsoft 365 der Ensolia GmbH (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin). E-Mails an service@lumedora.de werden über Microsoft 365 empfangen und können mit Anhängen dem passenden Objekt zugeordnet werden. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung; die Daten werden in der EU verarbeitet (EU Data Boundary).

8. Lumedora Einkauf

Für Zugangsanfragen, Konto, Anfragen, Angebote, Aufträge und Belege gelten die Angaben in den Datenschutzhinweisen des Einkaufs unter lumedora.shop/datenschutz. Für die Lieferung im Streckengeschäft erhält der Lieferant WWL World Wide Lighting GmbH (BeleuchtungDirekt) Lieferadresse, Ansprechpartner vor Ort und die bestellten Positionen. Belege bewahren wir zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB).

9. Kundenbeziehung und CRM

Firmendaten der Kunden, Kontaktdaten der Ansprechpartner der Kunden, Objekte, Kalkulationen, Projektanfragen und Einkaufsvorgänge übertragen wir in unser eigenes Kundenverwaltungssystem (Twenty CRM, selbst betrieben unter crm.ensolia.ai auf einem Server in der EU). Zweck ist die Betreuung der Kunden, Angebote und Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, wenn sie für die Kundenbeziehung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

10. Signatur-Plattform

Verträge und Abnahmeprotokolle können über sign.lumedora.de elektronisch unterzeichnet werden. Dabei verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Unterschrift, Zeitpunkt und IP-Adresse der Unterzeichnenden als Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO). Ein Sitzungs-Cookie ist technisch erforderlich. Unterzeichnete Dokumente bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf.

11. Website lumedora.de und Demo-Termine

lumedora.de setzt keine Cookies, verwendet kein Tracking und lädt keine Inhalte von Dritten. Das Demo-Formular sendet Ihre Angaben an unseren Server (ensolia.de); es gelten die Hinweise unter ensolia.de/datenschutz, Abschnitt Kontaktformular. Wenn Sie einen Demo-Termin über Microsoft Bookings buchen, verlassen Sie unsere Website; Microsoft verarbeitet dann Ihre Angaben für uns, und der Termin findet über Microsoft Teams statt.

12. Empfänger

Daten erhalten nur die genannten Dienstleister im Rahmen ihrer Aufgaben, der Kunde, dem Sie angehören, und die von ihm freigegebenen Nutzer, sowie Mitarbeiter von Ensolia, soweit es für Betrieb, Support und beauftragte Leistungen erforderlich ist. Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter erhalten Kunden mit der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Wenden Sie sich an info@ensolia.de. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

14. Änderungen

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Neue Fassungen zeigen wir beim nächsten Anmelden an.